杭州市中医药协会学术会议及培训班的

管理办法

    杭州市中医药协会(以下简称协会)为进一步规范组织管理，提高学术会议及培训班质量，特制定管理办法如下：

    一、组织分工

    经协会申报立项、批准举办的学术会议及培训班，由协会与专业委员会分工负责筹备，协会统一管理。

    1、主办或承办的全国性、国际性、地区性学术会议及培训班，以协会名义进行联系，共同组织、筹备、召开（举办）。

    2、省级学术会议及培训班，专业委员会负责论文征集（草拟征文通知、收集论文）、审稿、专题讲座组织（主讲人及讲座内容落实），资料汇编及校对、资料打印、制作、议程（日程）安排并主持学术交流，学术总结，纪要撰写；协会负责会议通知及有关经费预算、会务、议程及总体协调。

    3、小型、专题研讨会及培训班，专业委员会为主进行筹备，会务工作如协会因故不能派人前往，可委托专业委员会（学会出具委托函）承办。会议结束后一周内，专业委员会将会议全套资料（会议纪要、日程安排、代表通讯录等有关资料2份）交协会秘书归档。

    4、会议地点根据实际情况共同商定。

    5、工作人员按代表（学员）总数的6-8%配备（工作人员原则上在代表中产生），超过150人则应当压缩比例。

    二、计划拟订

    1、各专业委员会每年9月底前，书面向协会提出下年度学术活动安排计划。

    2、各专业委员会应积极申报各级各类学术活动项目。

    三、举办前准备

    （一）选好会议及培训班主题：

    1、召开专业委员会常务委员会议，广泛听取意见，认真研究。

    2、坚持当前与长远结合，普及与提高结合，理论与应用结合，诊治与预防结合，中西医药结合，省内外与国际间学术交流相结合。

    3、提倡交叉学科联合召开学术会议。

    4、注意选题的计划性和连贯性。

    （二）论文征集：

    1、会议计划经协会批准后，在截稿前至少半年发出征文通知。

    2、征文通知（由专业委员会指定专人负责草拟后交协会统一编文号并打印）应将会议的主题、目的、征文内容、征文要求、截稿时间、报送地点、收稿人等交代清楚。

    3、报送论文须经所在单位审核并加盖公章。

    （三）论文审选：

    1、审稿在征文结束后，正式开会前二个月完成。

    2、论文原则上分大会交流、分会交流、列题三种。

    3、审选论文时必须严肃认真，实事求是，公正无私，根据内容的科学性、创新性、真实可靠性及理论探讨价值和适用价值，来进行审定。

    4、对不同学术观点的论文，在保证质量的前提下，应同等对待。

    5、重视中青年科技工作者的论文交流。

    6、在论文水平相当的情况下，优先选用会员论文的交流。适当照顾各县、区论文。

    7、已在省级以上学术会议交流或公开刊物上发表过的论文不再选用。

    8、内容类似，水平相等的论文避免重复报告。

    （四）论文汇编

    1、会议召开前应将论文汇编打印成册。

    2、内容以刊登论文摘要为主，大会交流论文，专题讲座刊登全文。

    3、汇编全部资料，由专业委员会秘书，按委员会审稿结果，编排目录，并按目录顺序整理完备后，至少在开会前一个月交本会学术会务部审核并联系打印。

    （五）会议通知

    1、名额分配：论文作者（专业委员会提供）、专题主讲人、专业委员会全体成员、相关专业人员。

    2、会议通知：由专业委员会指定专人负责草拟后交协会修改、编号、打印，通知必须表达清楚会议内容，开会时间、地点、报到日期、被录用论文题目、发言时间、交流方式、交费项目和标准及其他有关注意事项等。

    3、通知至少在开会或开班前一个月发出。

    （六）举办地点：

    1、发会议通知前，必须确定举办地点并与宾馆签定正式协议。

    2、同时进行换届改选或规模较大的学术会议及培训班，原则上在本地区举办。单纯、小型学术研讨会及培训班，根据情况可安排在交通方便，生活水平适中的市、县举办。

    3、会场要求：（1）音响设备完好，能挂会标，备有讲台；（2）遮光好，备有屏幕，可使用幻灯、多媒体投影；（3）备茶水、教鞭、定时钟等。

    4、住宿要求：（1）以中档为主；（2）卫生条件好；（3）每天24小时有热水供应；（4）安全、服务周到；（5）距离会场近；（6）有基本通讯设备。

    5、伙食要求：（1）餐厅卫生条件好；（2）能按要求提供自助或点桌餐；（3）距离会场近，最好与住宿在一起。

    （七）日程安排：专业委员会要认真讨论日程安排、交流方式、主持人、发言认、主讲人，并在开会或开班前打印好。

    四、提高学术质量

    1、从实际出发，讲求效益，保证学术质量和效果，不举办准备不充分和重复的学术会议及培训班。

    2、提倡开短会，会期一般1-2天，培训班一般2-3天。

    3、简化开幕式、闭幕式。开幕式原则上由主任委员致辞或作委员会工作报告、有关领导简短讲话；闭幕式主要进行学术总结、宣布有关决议、表彰等。

    4、学术活动应形式多样，交流和讨论相结合，专题讲座和座谈相结合，现场讨论和重点议题深入探讨相结合，壁报张贴，现场操作演示等，并充分利用现代化电教设备。

    5、提高论文报告水平，发言力求简明扼要，突出重点，一般在8-10分钟。

    6、在学术交流、研讨中，要充分发扬学术民主。

    7、会议主持人应注意围绕中心议题，启发与会代表、学员进行提问和开展深入讨论，每个议题讨论结束时，主持人应进行扼要归纳，分组讨论的情况应向大会进行报告。

    五、经费管理

    1、协会主办或承办的全国性、国际性学术会议、地区性及省内学术会议和培训班，经费预算及收支，根据工作需要由本会或与专科分会共同负责。

    2、经费来源：（1）注册费或培训费（会务费或学费、资料费）；（2）有关单位捐助、赞助；（3）其他。要坚持“以会养会”原则，多渠道筹集经费。

    3、经费开支：（1）代扣国家税收（总收入的6.0%）；（2）协会管理费（总收入的10%）；（3）资料汇编打印费；（4）代表伙食补助费；（5）会场、电教设备租金；（6）汇编资料审、校、编辑费（5-10元/篇）；（7）专家讲酬；（8）赞助费奖励（10%）；（9）工作人员劳务费；（10）办公用品及其他有关费用。开支应本着勤俭节约，合理安排，专科分会的资金一律入账，按国家财务制度和协会有关规定管理，用于学术交流，不得在会员中分配。

    4、节余经费分配办法：

    （1）专业委员会和协会共同组织举办的学术会议及培训班，专业委员会与本会分配比例为5：5。

    （2）以协会为主，专业委员会参与组织举办的学术会议及培训班，专业委员会与协会的分配比例为4：6。

    （3）以专业委员会为主，协会参与组织举办的学术会议及培训班，专业委员会与本会的的分配比例为7：3。

    （4）会议及培训班经费收支账目公开，增加透明度，协会及专业委员会均有权进行监督。

    5、专业委员会的经费，由协会统一管理，单独列账。经费归入所属专业委员会账目管理。

    6、专业委员会的经费，使用报销时须按财务管理规定，经主任委员、秘书签字，由协会财务室审核签字，交秘书长、会长审批后，方可使用和报销。

    六、发票使用及报销

    1、为规范财务管理，便于代表及学员回单位报销，住宿费由宾馆提供专用发票直接向代表或学员收取外，学费及会务费等统一使用协会提供的税局正式发票收取。

    2、发票的使用必须严格按照税务局规定范围内开具，如自列名目不按规定开具发票，均属违规收费行为。

    3、收费时发票须按栏目各要素认真填写，且必须与收费项目相符，不准虚开、涂改，保证发票的真实、完整。

    4、会议及培训班支付服务单位的所有费用（资料打印费、代表伙食费、考察费、会场及电教设备租金----会务费、办公用品费等），对方必须用税务局统一监制的正规发票（近一年内，印有海南地税或海国税印章）并加盖收款单位财务专用章方为有效。客户名称写为：杭州市中医药协会。

    5、没有正式发票的支出，如专家讲酬、审校稿费、工作人员劳务费等，必须按协会规定项目并用碳素笔填写的明细单据才可报销。

    6、结账时，由协会办公室先审查收支项目，再由本会财务室审查收支凭证均符合财务规定方可报销。

专业委员会如违反上述有关规定，造成不良影响或经济损失的，由当事人、主任委员、秘书承担相关责任。